§1. Preambuła i definicje

Preambuła

Drogi Kliencie — witamy w FrachtMail: aplikacji pocztowej do odbierania, tworzenia i wysyłania wiadomości e-mail, która analizuje korespondencję (m.in. z użyciem rozwiązań sztucznej inteligencji) i pomaga opracowywać oferty oraz odpowiedzi na zapytania ofertowe, w celu umożliwienia Ci szybszych odpowiedzi i zwiększenia tym samym Twoich szans w walce z konkurencją (dalej: „FrachtMail”, „Aplikacja”, „Serwis” lub „Usługa”).

FrachtMail zostało stworzone przez Mateusza Juraszka, prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą WebTigers, Mateusz Juraszek, NIP: [5532439236], REGON: [122404349], ul. Niebieska 15, 34 - 324 Lipowa (dalej: „My”, „Dostawca”, „Usługodawca”).

Ten dokument wraz z załącznikami (DPA) oraz dokumentami powiązanymi (np. Polityka prywatności) określa zasady korzystania z FrachtMail przez Klientów (dalej łącznie: „Regulamin”).

Polityka prywatności nie jest załącznikiem do Regulaminu — jest dostępna w Panelu oraz na naszej stronie Polityka prywatności

Zobaczysz, że ten Regulamin jest inny niż wszystkie — bo My jesteśmy firmą inną niż wszystkie. Dokument, który czytasz, jest pisany prostym, biznesowym językiem i unika niepotrzebnych, zawiłych zwrotów prawniczych i odesłań. Naszym zadaniem jest ułatwiać Twoją pracę i budować dobre relacje z naszymi Klientami — i w tym duchu napisaliśmy Regulamin.

Akceptując Regulamin, zobowiązujesz się go przestrzegać. To tak, jakbyś podpisał umowę na piśmie — tylko że przez Internet, szybciej i prościej, i zamiast podpisu oświadczasz, że akceptujesz ten Regulamin, ale efekt jest taki sam — dochodzi do zawarcia umowy.

Kontakt z nami w sprawach związanych z Usługą:

• adres e-mail do kontaktu ogólnego: kontakt@frachtmail.com,
• adres e-mail do reklamacji i wsparcia: wsparcie@frachtmail.com,
• strona internetowa: www.frachtmail.com

Definicje

• Asystent / Modele AI - stanowiące element FrachtMail funkcje wykorzystujące m.in. modele sztucznej inteligencji do analizy Korespondencji i proponowania szkiców (np. ofert, odpowiedzi), klasyfikacji, podsumowań lub rekomendacji.
• Administrator Konta / Konto administratora - konto główne w ramach Organizacji, posiadające najszerszy zakres uprawnień, w szczególności do zarządzania Użytkownikami, nadawania i odbierania uprawnień, wglądu w dane operacyjne i analityczne dotyczące korzystania z Usługi przez Użytkowników oraz korzystania z funkcji dostępnych w sekcji "Zarządzaj firmą". Usługa przewiduje możliwość utworzenia jednego Konta administratora albo takiej liczby Kont administratora, jaka wynika z funkcjonalności dostępnych w danym czasie w Usłudze.
• Analiza zleceń - funkcjonalność dostępna dla Administratora Konta, umożliwiająca przegląd i analizę danych dotyczących zapytań ofertowych i zleceń obsługiwanych w ramach Organizacji, w szczególności informacji o podmiotach kierujących zapytania, treści zapytań, przypisaniu do Użytkownika, statusie obsługi oraz wyniku handlowym, w tym informacji, czy dana oferta została wygrana albo przegrana, o ile takie dane są dostępne w Usłudze.
• Dane osobowe - ta część Twoich danych, która identyfikuje lub może identyfikować osobę fizyczną; przetwarzana przez nas zgodnie z RODO, Polityka Prywatności i umową powierzenia (DPA).
• DPA / Umowa powierzenia - załącznik regulujący przetwarzanie Danych osobowych.
• Dzień roboczy - każdy dzień od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych w Polsce (o ile nie wskażemy inaczej).
• Incydent bezpieczeństwa - zdarzenie bezpieczeństwa mające lub mogące mieć wpływ na Twoje dane albo dostępność Usługi.
• Integracje - połączenia FrachtMail z usługami stron trzecich (w szczególności dostawcami poczty lub tożsamości; np. protokoły IMAP/SMTP, OAuth).
• Konto Użytkownika - konto w ramach Organizacji, przypisane konkretnej osobie działającej w imieniu Klienta, podlegające nadzorowi Administratora Konta w zakresie przewidzianym funkcjonalnościami Usługi.
• Konto / Panel - przestrzeń w Aplikacji przypisana do Ciebie, obejmująca w szczególności Konto administratora oraz Konta Użytkowników w ramach Organizacji, w której zarządzasz Użytkownikami, rolami, dostępami, wybierasz lub zmieniasz Plan, dokonujesz płatności i ustawień, konfigurujesz integracje pocztowe oraz korzystasz z funkcji dostępnych w danym czasie w Usłudze.
• Link zaproszenia - jednorazowy adres URL wygenerowany przez nas, który umożliwia rozpoczęcie procesu rejestracji Konta lub Organizacji. Link może być ograniczony czasowo lub liczbowo, w szczególności co do okresu ważności albo liczby użyć, i traci ważność po wykorzystaniu albo po upływie terminu ważności.
• Tryb rejestracji - sposób założenia Konta lub Organizacji. Możemy udostępniać jeden albo kilka Trybów rejestracji równocześnie, w szczególności:
  1. Rejestracja publiczna - formularz rejestracyjny dostępny publicznie na stronie lub w Aplikacji;
  2. Rejestrację przez zaproszenie - dostęp do formularza albo procesu rejestracyjnego po użyciu Linku zaproszenia;
  3. Rejestrację ręczną - rejestrację wykonywaną przy udziale Dostawcy, w szczególności za pośrednictwem komunikacji e-mail.
• Zasady językowe - dla uproszczenia, kiedy piszemy „Ty/Twoje”, obejmuje to także „Wy/Wasze” oraz działanie zespołowe/firmowe (gdy występujesz w imieniu organizacji).
• Opłaty - stała opłata subskrypcyjna za Plan wybrany w Koncie, zgodnie z ceną widoczną w Koncie. Na ten moment nie naliczamy dopłat za przekroczenie limitów. Jeśli kiedyś wprowadzimy limity lub opłaty zależne od zużycia, wdrożymy je z wyprzedzeniem i w sposób wymagający Twojej akceptacji.
• Organizacja - Klient oraz przypisane do niego Konto administratora i Konta Użytkowników, funkcjonujące w ramach jednej struktury firmowej w Usłudze.
• Plan - obecnie jeden wariant subskrypcji dostępny w Koncie. Możemy w przyszłości wprowadzić dodatkowe plany lub zmodyfikować funkcje/parametry — wtedy poinformujemy Cię z wyprzedzeniem w Koncie lub e-mailem.
• Regulamin - niniejszy dokument wraz z załącznikami, o których mowa w Preambule, w aktualnej wersji.
• Skrzynka - skrzynka e-mail (lub skrzynki), którą łączysz z Aplikacją, aby odbierać i wysyłać wiadomości przez FrachtMail.
• Sekcja "Zarządzaj firmą" - część Panelu dostępna dla Administratora Konta, służąca do zarządzania Organizacją, Użytkownikami, uprawnieniami oraz funkcjami nadzorczymi, analitycznymi i organizacyjnymi.
• Twoje dane - Wiadomości/Korespondencja, Wyniki Analizy oraz wszelkie inne treści, pliki i rekordy wprowadzone do Usługi przez Ciebie lub w Twoim imieniu, a także materiały powstające dla Ciebie w wyniku ich przetwarzania.
• Ty / Wy / Klient - przedsiębiorca albo inny podmiot działający zawodowo, który zakłada Konto i korzysta z Usługi.
• Uprawnienia pocztowe - minimalny zakres dostępu wymagany do należytego działania Aplikacji, którego nam udzielasz do Skrzynek, w szczególności odczyt, wysyłka oraz dostęp do załączników, przyznawany i odwoływany przez Ciebie w Koncie.
• Uwagi do zleceń - funkcjonalność umożliwiająca Administratorowi Konta dodawanie wewnętrznych uwag, komentarzy lub wskazówek dotyczących zapytań ofertowych lub zleceń obsługiwanych przez Użytkowników, widocznych dla odpowiednich Użytkowników w ramach Usługi.
• Użytkownik - każda osoba, której przydzielisz dostęp do Konta (np. pracownik, współpracownik, kontraktor); działa w Twoim imieniu i na Twoją odpowiedzialność.
• Wiadomości / Korespondencja - e-maile (w tym treść, załączniki i metadane jak nadawca, odbiorca, tematy, znaczniki czasu), które przetwarzasz w FrachtMail.
• Wyniki Analizy - generowane przez Aplikację podsumowania, szkice i inne rezultaty działania Asystenta na Twoją rzecz, w tym m.in. projekty oferty oraz odpowiedzi na zapytania ofertowe.
• Zasady dozwolonego korzystania (AUP) - sekcja niniejszego Regulaminu, która opisuje, czego nie wolno robić w Usłudze, aby było bezpiecznie i fair.

Zasady interpretacji - używamy prostego języka. Sformułowania w trybie rozkazującym (np. „zapewnij”, „nie udostępniaj”, „włącz”, „poinformuj”) oznaczają Twoje zobowiązania umowne, a nie sugestie. Równoważnie traktujemy zwroty typu „powinieneś/powinniście” i inne podobne zwroty.

§2. Jak zacząć (rejestracja, konfiguracja Skrzynek, bezpieczeństwo)

1. Rejestracja i akceptacja. Zakładając Konto, tworzysz Organizację w Usłudze oraz pierwsze Konto administratora. Podajesz podstawowe dane i akceptujesz Regulamin - w tym momencie zawieramy umowę na świadczenie Usługi online. Założenie Konta może nastąpić w Trybie rejestracji udostępnionym przez nas w danym czasie, w szczególności jako Rejestracja publiczna, Rejestracja przez zaproszenie albo Rejestracja ręczna. W przypadku rejestracji przez formularz udostępniamy link do Regulaminu i Polityki prywatności oraz wymagane oświadczenia lub checkboxy, w tym oświadczenie, że działasz jako przedsiębiorca. W wyjątkowych przypadkach, jeżeli tak wskażemy, rejestracja Konta i akceptacja Regulaminu mogą nastąpić w sposób ręczny, za pośrednictwem wymiany komunikacji e-mail między nami a Tobą, w której potwierdzisz zapoznanie się z Regulaminem, cennikiem usług lub inną dokumentacją kształtującą stosunek umowny. W przypadku Rejestracji ręcznej, z chwilą gdy e-mailowo potwierdzisz zapoznanie się z Regulaminem, cennikiem lub inną dokumentacją umowną, dochodzi do zawarcia umowy i jesteś nią związany.
2. Wyłącznie dla przedsiębiorców. FrachtMail jest przeznaczone wyłącznie dla przedsiębiorców. Rejestrując Konto, oświadczasz, że działasz jako przedsiębiorca i korzystasz z Usługi w związku z działalnością zawodową lub gospodarczą. Jeżeli jesteś osobą fizyczną prowadzącą działalność (JDG), potwierdzasz, że umowa ma dla Ciebie charakter zawodowy (zgodny z Twoim PKD/profilem działalności). Zastrzegamy prawo weryfikacji statusu (np. NIP/KRS/dane firmowe) oraz odmowy lub zakończenia świadczenia Usługi, jeżeli warunki te nie są spełnione. Jeżeli jednak przepisy przyznają Ci niezbywalną ochronę konsumencką (np. w określonych przypadkach JDG), postanowienia z nią sprzeczne nie będą miały zastosowania, a w pozostałym zakresie Regulamin obowiązuje.
3. Reprezentacja. Osoba, która zakłada Konto, oświadcza, że jest uprawniona do działania w imieniu Klienta. Ty odpowiadasz za prawdziwość tego oświadczenia oraz za działania Użytkowników.
4. Łączenie Skrzynek. W Panelu łączysz jedną Skrzynkę (aktualnie obsługujemy pojedynczą skrzynkę; możliwość podłączenia wielu Skrzynek może zostać udostępniona w przyszłości) — np. przez IMAP/SMTP lub OAuth. Udzielasz nam Uprawnień pocztowych niezbędnych do odbioru i wysyłki e-maili oraz przetwarzania Korespondencji w Usłudze. Uprawnienia możesz w każdej chwili odwołać, odłączając Skrzynkę.
5. Lokalne kopie wiadomości. Po połączeniu Skrzynki synchronizujemy Korespondencję z Twojego serwera pocztowego i zapisujemy jej kopie (wraz z załącznikami i metadanymi) w naszej bazie dla szybkości działania. Oryginały pozostają na Twoim serwerze. Nie tworzymy folderów na serwerze i nie przenosimy ani nie usuwamy wiadomości na serwerze. Jedyną zmianą, która może wystąpić na serwerze w wyniku korzystania z Aplikacji, jest oznaczenie wiadomości jako „przeczytanej/SEEN” po jej odczytaniu w Aplikacji. Dla wyjaśnienia informujemy, że usunięcie maila z poziomu Aplikacji nie powoduje usunięcia maila na Twoim serwerze pocztowym, przeniesienie maila między katalogami w Aplikacji nie powoduje przeniesienia maila na serwerze, a usunięcie maila na serwerze pocztowym nie powoduje automatycznie usunięcia go w Aplikacji. Kopie mogą być objęte szyfrowanymi kopiami zapasowymi o ograniczonej retencji. Jest to podejście minimalistyczne, podyktowane jak najmniejszą ingerencją w Twoją skrzynkę pocztową. Dzięki temu w każdym momencie możesz rozpocząć korzystanie z naszej Aplikacji, bez obaw o negatywny wpływ na Twoją pocztę i w dowolnym momencie możesz przerwać korzystanie z niej.
6. Zgodność po Twojej stronie. Deklarujesz, że masz prawo korzystać ze Skrzynki i łączyć ją z FrachtMail oraz że przestrzegasz warunków swoich dostawców poczty/tożsamości.
7. Bezpieczeństwo Konta. Zapewnij unikalne loginy dla Użytkowników, chroń hasła, włącz MFA/SSO, regularnie weryfikuj listę Użytkowników i nadane role. O Incydentach bezpieczeństwa w Twojej organizacji poinformuj nas niezwłocznie.
8. Role i uprawnienia. W ramach Organizacji mogą funkcjonować różne role, w szczególności Administrator Konta oraz Użytkownicy. Administrator Konta może w szczególności dodawać Użytkowników, usuwać ich, przypisywać im lub odbierać uprawnienia, nadzorować korzystanie z Usługi przez Użytkowników oraz korzystać z funkcji dostępnych w sekcji "Zarządzaj firmą". Jesteś odpowiedzialny za działania Administratorów Konta i Użytkowników działających w ramach Twojej Organizacji. Administrator Konta może mieć dostęp do informacji dotyczących aktywności Użytkowników oraz obsługiwanych przez nich zapytań ofertowych i zleceń, w zakresie udostępnionym przez Usługę, w szczególności do liczby wpływających zapytań, ich treści, przypisania do Użytkownika, statusu obsługi, wyniku handlowego oraz uwag do zleceń. Wyłącznie Ty odpowiadasz za prawidłowe nadawanie ról i uprawnień w ramach Organizacji oraz za zapewnienie, aby osoby korzystające z Kont administratora i Kont Użytkowników były należycie umocowane i poinformowane o zakresie widoczności ich działań w Usłudze. Dostawca zapewnia wyłącznie techniczne funkcjonalności nadawania uprawnień, wglądu i przepływu informacji w ramach Organizacji. Decyzję o zakresie dostępu Administratora Konta, celach nadzoru, doborze osób uprawnionych oraz zgodności takiego dostępu z prawem, w tym przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych, podejmuje wyłącznie Klient.
9. Funkcje Beta. Możemy — ale nie musimy — udostępniać funkcje oznaczone jako Beta. Działają one „tak jak są”, bez gwarancji i mogą się zmieniać lub zostać wyłączone.
10. Wsparcie. Kanały i godziny wsparcia podajemy w Panelu. W sprawach pilnych pisz do nas przez kanały wsparcia wskazane w Panelu.
11. Wymagania techniczne. Do korzystania z Usługi potrzebujesz aktualnej przeglądarki, stabilnego łącza internetowego oraz dostępu do skrzynek e-mail zgodnych z obsługiwanymi protokołami (np. IMAP/SMTP, OAuth).
12. Polityka prywatności. Dane podawane przy rejestracji i rozliczeniach przetwarzamy jako administrator zgodnie z Polityką prywatności FrachtMail dostępną w Panelu i na stronie: Polityka prywatności

§3. Licencja i zasady korzystania (w tym zasady dozwolonego korzystania)

1. Licencja. Udzielamy Ci niewyłącznej, nieprzenoszalnej, niesublicencjonowalnej, odpłatnej i odwołalnej (w przypadkach określonych w niniejszym Regulaminie) licencji na korzystanie z Aplikacji na czas trwania subskrypcji, bez ograniczeń terytorialnych (z zastrzeżeniem obowiązujących przepisów prawa oraz sankcji/embarg), wyłącznie w celu obsługi Twojej poczty oraz funkcji analitycznych FrachtMail w Twojej organizacji oraz korzystania z Aplikacji zgodnie z jej przeznaczeniem (określonym w niniejszym Regulaminie).
2. Dozwolone korzystanie. Możesz korzystać z Aplikacji w działalności zawodowej lub gospodarczej, łączyć Skrzynkę, wysyłać i odbierać wiadomości, zarządzać Użytkownikami i rolami w ramach Organizacji, używać Asystenta lub Modeli AI do szkiców, podsumowań i rekomendacji, tworzenia ofert i odpowiedzi na zapytania ofertowe, korzystać z funkcji nadzorczych, organizacyjnych i analitycznych dostępnych dla Administratora Konta, w tym w sekcji "Zarządzaj firmą", zgodnie z możliwościami oferowanymi w danym czasie przez Aplikację, a także utrzymywać niezbędne tymczasowe kopie w pamięci operacyjnej, które powstają przy zwykłym korzystaniu z Usługi. Jesteś wyłącznym nadawcą wiadomości wysyłanych przez Aplikację i zapewniasz zgodność wysyłek z prawem, w tym przepisami antyspamowymi, telekomunikacyjnymi oraz przepisami o ochronie danych osobowych, a także posiadanie właściwej podstawy prawnej kontaktu z odbiorcami. Funkcje AI dostępne w Usłudze mają charakter wspierający i są przeznaczone w szczególności do analizy Korespondencji, przygotowywania szkiców, podsumowań, rekomendacji i informacji pomocniczych dla Klienta. O ile wyraźnie nie wskazaliśmy inaczej w Panelu lub dokumentacji funkcji, nie są one przeznaczone do autonomicznego podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na osoby fizyczne, w szczególności w zakresie zatrudnienia, oceny pracy, awansu, rozwiązania współpracy lub przydziału zadań. Funkcje Asystenta / Modele AI dostępne w Usłudze korzystają z rozwiązań sztucznej inteligencji do analizy Korespondencji oraz generowania, podsumowywania, klasyfikowania lub rekomendowania treści. Wyniki wygenerowane albo istotnie przetworzone z użyciem AI mogą być dodatkowo oznaczane w Panelu lub interfejsie Usługi.
3. Twoje obowiązki.
   1. Prawa do Korespondencji. Zapewniasz, że masz podstawę prawną do przetwarzania Korespondencji i danych w niej zawartych oraz do udzielenia nam Uprawnień pocztowych.
   2. Weryfikacja szkiców. Wyniki Analizy (w tym szkice ofert/odpowiedzi) weryfikujesz przed wysyłką; odpowiadasz za ostateczną treść wiadomości.
   3. Bezpieczeństwo. Zapewniasz unikalne loginy, MFA/SSO, właściwe role dla Użytkowników i zgłaszasz Incydenty bezpieczeństwa mogące dotyczyć Konta lub Skrzynki.
   4. Zgodność. Korzystasz z Usługi zgodnie z prawem, politykami Twojej organizacji i warunkami dostawców poczty/tożsamości.
   5. Zgodność lokalna. Jeżeli korzystasz z Aplikacji poza terytorium Polski, to Ty odpowiadasz za zgodność takiego korzystania z prawem właściwym dla miejsca, w którym z niej korzystasz. Nie oświadczamy zgodności Aplikacji z prawem każdego państwa ani nie zapewniamy wymaganych pozwoleń lokalnych.
   6. Płatności. Dbasz o terminowe płatności za korzystanie z Aplikacji oraz zapewnienie w Aplikacji lub u dostawcy płatności prawidłowej i aktualnej metody płatności, aby Opłaty mogły być terminowo regulowane.
   7. Zapewniasz, że posiadasz podstawę organizacyjną i prawną do nadawania Administratorom Konta dostępu do danych i aktywności Użytkowników w ramach Organizacji oraz że spełniasz wobec Użytkowników i innych osób wszelkie obowiązki informacyjne wymagane przez właściwe przepisy prawa, w tym w szczególności przepisy prawa pracy lub prawa ochrony danych osobowych.
   8. Wyniki Analizy, wyniki funkcji analitycznych, informacje prezentowane Administratorowi Konta oraz wszelkie rekomendacje lub klasyfikacje generowane przez funkcje AI mają charakter pomocniczy i wymagają samodzielnej oceny przez uprawnioną osobę po stronie Klienta przed wykorzystaniem ich do podjęcia decyzji biznesowej, organizacyjnej, kadrowej lub prawnej. Klient zobowiązuje się nie opierać wyłącznie na wyniku działania funkcji AI przy podejmowaniu decyzji dotyczących osób fizycznych.
4. Zasady dozwolonego korzystania (AUP). Nie wolno:
   1. korzystać z Aplikacji w sposób sprzeczny z prawem, dobrymi obyczajami lub zasadami etyki;
   2. wysyłać spamu, phishingu, złośliwego oprogramowania ani innych treści nielegalnych lub szkodliwych;
   3. naruszać cudzych praw (w tym praw autorskich, tajemnicy przedsiębiorstwa, dóbr osobistych, danych osobowych) lub przetwarzać treści bez uprawnienia;
   4. obchodzić zabezpieczeń, prowadzić testów penetracyjnych bez naszej zgody, zakłócać działania Usługi, wykonywać ataków DDoS lub podobnych działań;
   5. korzystać z Usługi w sposób zagrażający bezpieczeństwu innych użytkowników lub infrastruktury (np. automatyczne masowe zakładanie kont, nadużycia protokołów SMTP/IMAP);
   6. wykorzystywać Aplikacji do benchmarkingu lub tworzenia produktu konkurencyjnego w sposób naruszający prawo lub nasze uzasadnione interesy;
   7. podejmować prób inżynierii wstecznej (reverse engineering), dekompilacji, dezasemblacji, pozyskiwania kodu źródłowego lub poznawania technik i algorytmów Aplikacji, ani tworzyć dzieł pochodnych z Aplikacji, z wyjątkiem zakresu dozwolonego przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa;
   8. umieszczać w Usłudze danych szczególnych kategorii, jeśli nie masz właściwej podstawy prawnej i zabezpieczeń.
5. Własność intelektualna. Aplikacja, interfejsy, kod (w tym kod źródłowy i wynikowy), modele, algorytmy, dokumentacja i inne elementy FrachtMail stanowią naszą własność (lub naszych licencjodawców). Twoje dane pozostają Twoją własnością. Udzielasz nam niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na ich przetwarzanie wyłącznie w celu świadczenia Usługi i zgodnie z Regulaminem.
6. Informacje zwrotne (feedback). Jeżeli przekażesz nam pomysły lub sugestie dotyczące Aplikacji („Feedback”):
   1. z chwilą przekazania przenosisz na nas autorskie prawa majątkowe do utworów zawartych w Feedbacku w zakresie niezbędnym do jego wykorzystania w naszych produktach i usługach, na znanych w chwili przekazania polach eksploatacji;
   2. w zakresie, w jakim przeniesienie nie jest dopuszczalne lub byłoby nieskuteczne, udzielasz nam nieodwołalnej, bezterminowej, nieograniczonej terytorialnie, nieodpłatnej, niewyłącznej licencji (z prawem udzielania sublicencji) na utrwalanie, zwielokrotnianie, modyfikowanie, łączenie z innymi utworami, tłumaczenie, publiczne udostępnianie, wprowadzanie do obrotu i wykorzystywanie Feedbacku w naszych produktach i usługach oraz na potrzeby ich promocji i wsparcia;
   3. w zakresie dopuszczalnym przez prawo zobowiązujesz się nie wykonywać wobec nas autorskich praw osobistych do Feedbacku oraz upoważniasz nas do decydowania o oznaczeniu autorstwa albo korzystaniu z Feedbacku anonimowo, do wykonywania praw zależnych oraz do dokonywania zmian, adaptacji, łączenia z innymi materiałami i korzystania z Feedbacku w sposób opisany w lit. a-b.
7. Funkcje. Możemy (ale nie musimy) udostępniać funkcje oznaczone jako Beta. Funkcje Beta są dostarczane „tak jak są”, mogą ulec zmianie lub zostać wycofane. Pozostałe Funkcje, w tym w szczególności funkcje dostępne dla Administratora Konta, w tym sekcja "Zarządzaj firmą", "Analiza zleceń" oraz "Uwagi do zleceń", mogą być przez nas rozwijane, modyfikowane, ograniczane albo usuwane, stosownie do rozwoju Usługi, decyzji produktowych, wymogów bezpieczeństwa lub zmian prawnych.
8. Zawieszenie lub ograniczenie dostępu. Możemy tymczasowo zawiesić lub ograniczyć dostęp do Aplikacji w niezbędnym zakresie, jeżeli:
   1. dochodzi do istotnego naruszenia Regulaminu lub AUP;
   2. stwierdzimy lub uzasadnione będzie zagrożenie bezpieczeństwa Usługi, Twoich danych lub danych innych użytkowników;
   3. wymaga tego prawo, sankcje/embarga lub prawomocny nakaz organu;
   4. występują zaległości płatnicze po upływie terminów określonych w §4;
   5. pojawi się spór lub roszczenie osoby trzeciej co do legalności treści lub praw do korzystania z Usługi w Twojej organizacji;
   6. Twoje korzystanie nadmiernie obciąża lub zakłóca infrastrukturę;
   7. zachodzi potrzeba przeprowadzenia prac serwisowych lub aktualizacji — w takim wypadku działamy zgodnie z §6.

   O ile to możliwe, poinformujemy Cię z wyprzedzeniem o planowanym zawieszeniu, a w sytuacjach nagłych — niezwłocznie po jego zastosowaniu, wskazując przyczyny i sposób przywrócenia dostępu. Dostęp przywracamy po ustaniu przyczyny zawieszenia.

§4. Płatności i okres rozliczeniowy

1. Plan i cena. Korzystanie z Aplikacji jest odpłatne w formie subskrypcji miesięcznej. Aktualny Plan i cena są widoczne w Panelu i tam je wybierasz. Jeżeli cena lub warunki cenowe są prezentowane na etapie rejestracji, w zaproszeniu, w Panelu albo w indywidualnej ofercie, dokonując rejestracji, akceptując zaproszenie, wybierając Plan albo potwierdzając ofertę, akceptujesz cenę i warunki cenowe aktualne dla danego Trybu rejestracji lub oferty. Możemy w przyszłości dodać inne okresy lub plany - poinformujemy Cię o tym z wyprzedzeniem zgodnie z ust. 12 i poprosimy o akceptację w Panelu, jeżeli będzie to wymagane.
2. Odnowienia. Subskrypcja odnawia się automatycznie co miesiąc, chyba że rozwiążesz umowę lub wyłączysz odnowienie przed końcem bieżącego okresu.
3. Płatność z góry. Opłaty są należne z góry za dany miesiąc. Umożliwiamy płatności wskazanymi w Panelu metodami (np. karta, szybkie płatności, przelew).
4. Faktury i dane do faktury. Faktury wystawiamy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), w zakresie wymaganym lub dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa. Dodatkowo możemy, ale nie musimy, udostępniać faktury, ich wizualizacje, kopie lub informacje o fakturach w Panelu lub przesyłać je e-mailem. Jeżeli przepisy prawa dopuszczają albo wymagają wystawienia lub przekazania faktury poza KSeF, możemy wystawić lub przekazać fakturę w inny sposób zgodny z tymi przepisami. Faktury wystawiamy na podstawie danych podanych w Panelu lub w innym procesie uzgodnionym z nami, w tym danych wymaganych do prawidłowego wystawienia faktury w KSeF. Odpowiadasz za poprawność, aktualność i kompletność tych danych. Dane rozliczeniowe i dokumenty księgowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa.
5. Podatki. Ceny są podawane netto. Do ceny doliczamy VAT lub inne należne podatki zgodnie z prawem. Jeżeli obowiązują zasady odwrotnego obciążenia lub inne mechanizmy, zastosujemy je po podaniu prawidłowych danych (np. ważny numer VAT UE). Wszelkie potrącenia/withholding taxes po Twojej stronie zwiększają kwotę należną tak, abyśmy otrzymali pełną cenę (gross-up).
6. Brak dopłat za limity (na start). Na ten moment nie naliczamy opłat ponad limity. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy limity lub opłaty zależne od zużycia, zrobimy to po uprzednim poinformowaniu (ust. 12) i — jeżeli będzie to wymagane — po Twojej akceptacji w Panelu.
7. Zmiana Planu. Obecnie dostępny jest jeden Plan. Jeżeli w przyszłości wprowadzimy więcej planów, zasady zmiany (upgrade/downgrade, moment skuteczności, ewentualne rozliczenia proporcjonalne) opiszemy w Panelu i wprowadzimy zgodnie z ust. 12.
8. Okres próbny i promocje. Możemy oferować czasowe lub trwałe okresy próbne, promocje lub zniżki. Warunki i czas trwania podajemy w Panelu/ofercie. Promocje nie sumują się, o ile nie wskażemy inaczej.
9. Zaległości i ponowne próby obciążenia. W przypadku nieudanej płatności podejmujemy ponowne próby obciążenia. Jeżeli obciążenie nadal nie będzie możliwe z przyczyn po Twojej stronie, możemy zawiesić lub ograniczyć dostęp zgodnie z §3 ust. 8 oraz naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie.
10. Zwroty. Subskrypcje są niezwracalne za rozpoczęty miesiąc, chyba że co innego wynika z Regulaminu, oferty lub bezwzględnie obowiązującego prawa. Niewykorzystanie Usługi w danym okresie nie stanowi podstawy do zwrotu.
11. Reklamacje rozliczeń. Zastrzeżenia do faktur/obciążeń zgłaszasz niezwłocznie, nie później niż w ciągu 14 dni od udostępnienia faktury/obciążenia. Zgłoszenie reklamacji nie wstrzymuje obowiązku zapłaty części bezspornej. Korekty danych formalnych na fakturach dokonujemy zgodnie z przepisami podatkowymi.
12. Zmiany cen. Możemy zmienić ceny subskrypcji, informując Cię z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem (e-mail/Panel). Nowa cena obowiązuje od następnego miesiąca. Jeżeli nie akceptujesz zmiany, możesz zrezygnować przed datą wejścia zmian; dalsze korzystanie po tej dacie oznacza akceptację.
13. Waluta i kursy. Domyślną walutą jest PLN, chyba że Panel/oferta przewiduje inaczej. W przypadku rozliczeń w innej walucie stosujemy kurs właściwy dla dostawcy płatności lub banku rozliczeniowego na moment obciążenia.
14. Potrącenia. Nie przysługuje Ci prawo potrącenia naszych należności z Twoimi wierzytelnościami, chyba że Twoja wierzytelność jest bezsporna lub stwierdzona prawomocnym orzeczeniem. Nam przysługuje prawo potrącenia należności wzajemnych.
15. Opłaty administracyjne. Możemy doliczyć uzasadnione koszty windykacji i obsługi zaległości (np. koszty przypomnień technicznych/operacyjnych, opłaty operatora płatności), o ile przewiduje to prawo i uprzednio Cię o tym poinformujemy.
16. Skutki wyłączenia odnowienia/rozwiązania. Po wyłączeniu odnowienia lub rozwiązaniu umowy dostęp trwa do końca opłaconego miesiąca. Potem dostęp wygasa zgodnie z §7 (Zawieszenie i zakończenie dostępu).

§5. Model przetwarzania i przechowywania poczty

1. Gdzie są Twoje e-maile. Oryginały Korespondencji pozostają na Twoim serwerze pocztowym. Na potrzeby świadczenia Usługi utrzymujemy zsynchronizowane kopie wiadomości w naszej bazie. Nie ingerujemy w strukturę folderów na serwerze i nie przenosimy ani nie usuwamy wiadomości na serwerze. Jedyną zmianą, której skutkiem może być modyfikacja stanu na serwerze, jest oznaczenie wiadomości jako „przeczytanej/SEEN” po jej odczytaniu w Aplikacji.
2. Brak aktywnego czytania treści. Nie „czytamy” aktywnie Twojej poczty w celach innych niż świadczenie Usługi. Przetwarzanie odbywa się automatycznie (synchronizacja, indeksowanie, wyszukiwanie, analizy Asystenta, generowanie Wyników Analizy).
3. Dostęp serwisowy na potrzeby wsparcia. Upoważniasz nas do uzyskania dostępu do Twojej Skrzynki wyłącznie w zakresie niezbędnym do:
   1. zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji, lub
   2. rozwiązywania problemów technicznych zgłoszonych przez Ciebie. Taki dostęp stosujemy według zasady niezbędnego minimum i tylko na czas potrzebny do wykonania tych czynności. Dostęp do kopii Korespondencji wykorzystujemy wyłącznie w minimalnym zakresie niezbędnym do zapewnienia prawidłowego działania lub wsparcia technicznego.
4. Dostęp tylko w celu świadczenia Usługi. Łączysz Skrzynkę przez obsługiwane protokoły (np. IMAP/SMTP lub OAuth) i udzielasz Uprawnień pocztowych. Wykorzystujemy je wyłącznie do odbioru/wysyłki wiadomości przez FrachtMail oraz do działania funkcji Aplikacji.
5. Przetwarzanie operacyjne. W ramach Usługi synchronizujemy Korespondencję z Twojego serwera pocztowego i utrzymujemy jej kopie w naszej bazie oraz odpowiednie indeksy potrzebne do działania Aplikacji (wyszukiwanie, podgląd, analizy Asystenta). Oryginały pozostają na Twoim serwerze. Kopie mogą być objęte szyfrowanymi kopiami zapasowymi o ograniczonej retencji. W celu świadczenia funkcji Asystenta możemy przekazywać niezbędne dane (fragmenty Korespondencji, metadane techniczne) dostawcom modeli AI działającym jako nasi podwykonawcy przetwarzania zgodnie z DPA. Dane są używane wyłącznie do wykonania żądanej operacji, nie są wykorzystywane do trenowania modeli. Gdy dostawca oferuje przetwarzanie w UE, korzystamy z regionu UE; w pozostałych przypadkach transfer odbywa się na podstawie SCC i środków dodatkowych zgodnie z umową powierzenia. Nie tworzymy folderów na serwerze i nie przenosimy ani nie usuwamy wiadomości na serwerze; możliwe jest jedynie ustawienie flagi „przeczytana/SEEN” po odczycie w Aplikacji.
6. Modele i trening. Nie wykorzystujemy Twojej Korespondencji ani Twoich danych do trenowania naszych modeli ani modeli dostawców zewnętrznych.
7. Bezpieczeństwo. Stosujemy adekwatne i rozsądne środki techniczne oraz organizacyjne dostosowane do charakteru Usługi i ryzyk (w tym środki mające na celu zapewnienie poufności, integralności i dostępności). Dodatkowe szczegóły możemy opisać — jeśli dotyczy — w DPA.
8. Metadane i logi. Przechowujemy wyłącznie niezbędne informacje techniczne (np. identyfikatory wiadomości, znaczniki czasu, statusy operacji, logi bezpieczeństwa), w zakresie koniecznym do zapewnienia działania Usługi, wsparcia, rozliczeń i bezpieczeństwa. Ze względu na opisane zachowanie stanów widok w Aplikacji może różnić się od stanu folderów i atrybutów na serwerze.
9. Kopie zapasowe. Wykonujemy szyfrowane kopie zapasowe naszej bazy, które mogą obejmować kopie Korespondencji. Retencja backupów jest ograniczona i kopie są nadpisywane zgodnie z cyklem. Dostęp do backupów jest ściśle ograniczony.
10. Podwykonawcy przetwarzania. Jeżeli w świadczeniu Usługi korzystamy z zewnętrznych dostawców przetwarzających dane, działają oni jako podmioty przetwarzające na naszą rzecz i zgodnie z DPA (jeśli dotyczy). Aktualną listę udostępniamy w Panelu lub w DPA.
11. Usunięcie i retencja. Po zakończeniu Umowy usuwamy kopie Korespondencji z naszej aktywnej bazy w terminie do 30 dni od wygaśnięcia dostępu. Metadane techniczne i dane rozliczeniowe przechowujemy przez okres wymagany prawem lub uzasadnioną obroną/doch. roszczeń. Kopie Korespondencji w kopiach zapasowych są nadpisywane zgodnie z cyklem retencji.
12. Zgodność po Twojej stronie. Zapewniasz zgodność konfiguracji swoich serwerów, zasad retencji i polityk pocztowych z przepisami prawa właściwymi dla Twojej działalności (w tym ochrony danych i tajemnicy korespondencji).
13. Informacja o przetwarzaniu jako administrator. Zakres przetwarzania danych, w którym działamy jako administrator (m.in. dane Konta, rozliczenia, logi, wsparcie), opisuje Polityka prywatności FrachtMail dostępna w Panelu i na stronie

§6. Dostępność i prace serwisowe

1. Brak sztywnych norm. Nie ustalamy na tym etapie sztywnych norm dostępności. Dokładamy należytej staranności, aby utrzymywać wysoką dostępność Usługi. Nie przyznajemy kredytów SLA ani odszkodowań za niedostępność, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa albo odrębnej umowy zawartej z Tobą.
2. Planowane prace. Możemy prowadzić planowane prace serwisowe i aktualizacje. Informujemy z wyprzedzeniem w Panelu lub e-mailem i minimalizujemy wpływ na korzystanie z Usługi.
3. Pilne działania. W razie zagrożenia bezpieczeństwa lub stabilności możemy podjąć pilne prace bez wcześniejszego powiadomienia; przekażemy informację niezwłocznie po ich rozpoczęciu.
4. Niezależność Twojej poczty. Brak dostępności FrachtMail nie powinien uniemożliwiać Ci normalnego korzystania z poczty w Twoim standardowym kliencie e-mail, ponieważ korespondencja pozostaje na Twoim serwerze pocztowym.
5. Zewnętrzni dostawcy. Ewentualne przerwy lub ograniczenia wynikające z działania Twoich dostawców poczty (IMAP/SMTP) lub tożsamości (OAuth/SSO) mogą wpływać na korzystanie z Usługi, ale nie są naszą odpowiedzialnością.
6. Zachowanie po stronie dostawców poczty i systemów Klienta. Oprogramowanie, ustawienia, automatyzacje lub reguły po stronie Twojego serwera pocztowego, dostawcy poczty, klienta pocztowego lub innych systemów wykorzystywanych przez Ciebie mogą samodzielnie modyfikować atrybuty, statusy, foldery lub lokalizacje wiadomości niezależnie od Aplikacji. Działamy zgodnie z opisanym w Regulaminie modelem przetwarzania i zachowania stanów wiadomości, ale nie odpowiadamy za skutki zmian wprowadzanych autonomicznie przez takie oprogramowanie, ustawienia, automatyzacje, reguły lub systemy.
7. Komunikacja operacyjna. Informacje o statusie, planowanych pracach i incydentach publikujemy w Panelu lub wysyłamy e-mailem do administratora Konta.

§7. Zawieszenie i zakończenie dostępu (rozwiązanie umowy)

1. Forma komunikacji i doręczenia online.
   1. Kanały doręczeń. Oświadczenia, wezwania i wypowiedzenia związane z Umową doręczamy w Panelu (jeżeli w danej chwili przewiduje taką funkcjonalność) lub e-mailem podanym przy rejestracji — wedle naszego wyboru.
   2. Skutek doręczenia. Każdy z ww. sposobów powoduje skuteczne doręczenie, niezależnie od tego, czy podany e-mail jest aktualny.
   3. Chwila doręczenia. Komunikat w Panelu uważa się za doręczony z chwilą jego udostępnienia (znacznik czasu systemu). E-mail uważa się za doręczony z chwilą wysłania na adres podany przy rejestracji.
   4. Aktualność danych. Masz obowiązek utrzymywać aktualność danych kontaktowych; nasze logi systemowe stanowią dowód wysłania/udostępnienia.
2. Różnica pojęć.
   1. Zawieszenie/ograniczenie dostępu - tymczasowe wstrzymanie lub ograniczenie korzystania z Aplikacji w niezbędnym zakresie.
   2. Zakończenie dostępu (rozwiązanie umowy) - trwałe zakończenie świadczenia Usługi, wygaśnięcie licencji i zamknięcie Konta.
3. Zawieszenie/ograniczenie dostępu. Możemy tymczasowo zawiesić lub ograniczyć dostęp w przypadkach opisanych w §3 ust. 8 (naruszenia, bezpieczeństwo, prawo/sankcje, zaległości płatnicze, spory osób trzecich, nadmierne obciążenie, prace serwisowe zgodnie z §6). O ile to możliwe, informujemy z wyprzedzeniem; przywracamy dostęp po ustaniu przyczyny.
4. Zakończenie dostępu przez Ciebie (wypowiedzenie dla wygody). Rozwiązujesz umowę wyłącznie poprzez funkcję w Panelu (np. „Zamknij Konto" / wyłączenie odnowienia). Skutek następuje z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, chyba że Regulamin lub oferta stanowią inaczej.
5. Zakończenie dostępu przez nas (wypowiedzenie z przyczyn). Możemy rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego terminu wypowiedzenia, jeśli:
   1. naruszasz istotne postanowienia Regulaminu (w tym AUP) i nie usuniesz naruszenia w wyznaczonym terminie,
   2. uporczywie zalegasz z płatnościami po upływie terminów z §4,
   3. korzystasz z Aplikacji niezgodnie z prawem lub dobrymi obyczajami,
   4. Twoje korzystanie stale zagraża bezpieczeństwu Usługi/infrastruktury mimo naszych wezwań.

   Wypowiedzenie doręczamy w sposób określony w ust. 1.

6. Natychmiastowe zakończenie dostępu (bez wypowiedzenia). Możemy zakończyć umowę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli:
   1. naruszenie prawa lub AUP ma charakter rażący (np. malware, phishing),
   2. jest to wymagane przez prawo, sankcje/embarga lub prawomocny nakaz organu,
   3. poważnie naruszasz prawa własności intelektualnej nasze lub osób trzecich,
   4. podałeś nieprawdziwe dane identyfikacyjne w celu obejścia weryfikacji lub sankcji,
   5. ogłosisz upadłość, otwarto restrukturyzację z ograniczeniem możliwości wykonywania umowy lub zaprzestaniesz działalności.

   Zawiadomienie przekazujemy w sposób określony w ust. 1.

7. Skutki zakończenia dostępu.
   1. Licencja z §3 ustaje, a dostęp do Konta zostaje trwale wyłączony.
   2. Kopie Korespondencji przechowywane w naszej bazie usuwamy w terminie do 30 dni od wygaśnięcia dostępu; oryginały pozostają na Twoim serwerze pocztowym.
   3. Możemy zachować niezbędne metadane techniczne i rozliczeniowe przez czas wymagany prawem lub uzasadnioną obroną/doch. roszczeń (np. identyfikatory wiadomości, znaczniki czasu, logi bezpieczeństwa).
   4. Na Twoje żądanie, w rozsądnym zakresie udostępnimy informacje konfiguracyjne Konta (o ile je posiadamy), przy czym może to wymagać uprzedniego uregulowania należności i nie naruszać bezpieczeństwa/praw osób trzecich.
   5. Postanowienia, które z natury mają obowiązywać po rozwiązaniu (m.in. własność intelektualna, ograniczenia odpowiedzialności, poufność, prawo właściwe, jurysdykcja, rozliczenia), pozostają w mocy.
   6. Opłaty uiszczone z góry nie podlegają zwrotowi za niewykorzystaną część okresu rozliczeniowego, niezależnie od przyczyny zakończenia, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa albo wyraźnie postanowimy inaczej. Postanowienie to pozostaje spójne z §4 ust. 10.
8. Ponowna aktywacja. Po zakończeniu dostępu ponowna aktywacja wymaga zawarcia nowej umowy i naszej akceptacji.

§8. Reklamacje dotyczące działania Usługi

1. Reklamacje dotyczące działania Aplikacji (inne niż rozliczeniowe z §4 ust. 11) zgłaszasz przez Panel lub e-mail wsparcie@frachtmail.com
2. W zgłoszeniu podaj opis problemu, czas wystąpienia oraz wpływ na korzystanie.
3. Potwierdzimy otrzymanie i rozpatrzymy reklamację bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem charakteru i złożoności sprawy. Odpowiedź prześlemy na adres e-mail powiązany z Kontem.
4. Złożenie reklamacji nie wstrzymuje świadczenia Usługi ani obowiązku zapłaty części bezspornej. Postanowienia §6 i §9 (odpowiedzialność) pozostają zastosowane.

§9. Odpowiedzialność i wyłączenia

1. „As is". Aplikacja i funkcje (w tym Funkcje Beta) są dostarczane „tak jak są" oraz „w miarę dostępności", bez rękojmi i gwarancji, czy to wyraźnych, dorozumianych, ustawowych czy jakichkolwiek innych — w szczególności bez zapewnień co do przydatności do określonego celu, nieprzerwanego działania, braku błędów czy zgodności z prawem każdej jurysdykcji.
2. Zewnętrzne usługi i infrastruktura. Nie ponosimy odpowiedzialności za działanie, jakość i dostępność usług osób trzecich, z których korzystasz, w tym Twoich dostawców poczty (IMAP/SMTP) i tożsamości (OAuth/SSO), konfiguracji Twoich serwerów i łączy internetowych. Przerwy lub błędy po ich stronie nie stanowią nienależytego wykonania Umowy przez nas.
3. Brak porad prawnych/handlowych. Wyniki Analizy i inne sugestie mają charakter pomocniczy. Weryfikujesz je przed użyciem i ponosisz wyłączną odpowiedzialność za treść wiadomości, ofert i decyzji biznesowych.
4. Ograniczenie odpowiedzialności (limit). W najszerszym zakresie dozwolonym przez prawo nasza łączna odpowiedzialność odszkodowawcza wobec Ciebie (na jakiejkolwiek podstawie prawnej, w tym deliktowa, kontraktowa, naruszenie obowiązku ustawowego) jest ograniczona do łącznej kwoty Opłat faktycznie przez Ciebie zapłaconych nam za Usługę w ciągu 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie wywołujące odpowiedzialność. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy szkód wyrządzonych z winy umyślnej.
5. Wyłączenie szkód pośrednich. Nie odpowiadamy za utracone korzyści, utracone dane, przerwy w działalności, szkody pośrednie, szczególne, uboczne, wynikowe ani kary umowne, nawet jeśli mogliśmy przewidzieć możliwość ich wystąpienia.
6. Siła wyższa. Nie odpowiadamy za niewykonanie lub nienależyte wykonanie spowodowane siłą wyższą (zdarzenia zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia przy zachowaniu należytej staranności), w tym m.in. awarie powszechnej infrastruktury internetowej, ataki DDoS na poziomie operatorów, klęski żywiołowe, działania władz, wojny, strajki generalne.
7. Twoje naruszenia. Odpowiadasz za szkody wynikłe z naruszenia Regulaminu (w tym AUP) przez Ciebie, Administratorów Konta lub Użytkowników, a w szczególności za roszczenia osób trzecich spowodowane treściami, wysyłkami e-mail lub działaniami realizowanymi z Twojego Konta, Konta administratora, Kont Użytkowników lub w ramach Twojej Organizacji. W zakresie dopuszczalnym przez prawo zwolnisz nas z odpowiedzialności i pokryjesz uzasadnione oraz udokumentowane koszty roszczeń osób trzecich wynikłe z Twoich treści, wysyłek e-mail, korzystania z Usługi przez Ciebie, Administratorów Konta lub Użytkowników albo naruszenia Regulaminu przez Ciebie, Administratorów Konta lub Użytkowników.
8. Obowiązujące prawo. Powyższe ograniczenia nie wyłączają odpowiedzialności w zakresie, w jakim bezwzględnie obowiązujące przepisy zakazują takiego wyłączenia (np. za umyślne wyrządzenie szkody). Jeżeli jakiekolwiek z postanowień niniejszego paragrafu jest nieważne w danej mierze, stosuje się je w najszerszym dopuszczalnym zakresie, a pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
9. Kumulacja roszczeń. Wszelkie roszczenia z jednego lub więcej zdarzeń podlegają jednemu limitowi wskazanemu w ust. 4.

§10. Prawo właściwe, jurysdykcja, zgodność i sankcje

1. Prawo właściwe i sąd. Do Regulaminu i Umowy stosuje się prawo polskie. Wszelkie spory będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Dostawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
2. Brak oświadczenia zgodności lokalnej. Dostępność Aplikacji w danym kraju nie oznacza, że korzystanie jest zgodne z prawem tego kraju. Nie oświadczamy zgodności z prawem każdej jurysdykcji.
3. Zgodność po Twojej stronie. Jeśli korzystasz z Aplikacji poza terytorium Polski, to Ty odpowiadasz za zgodność takiego korzystania z prawem właściwym dla miejsca, w którym korzystasz (w tym przepisami sektorowymi, antyspamowymi, podatkowymi, dot. ochrony danych). Zapewnisz wymagane zgody/pozwolenia, jeśli są konieczne.
4. Sankcje, eksport, geoblokady. Zobowiązujesz się przestrzegać przepisów dotyczących sankcji, kontroli eksportu i embarg oraz nie udostępniać Aplikacji podmiotom objętym ograniczeniami. Możemy ograniczyć, zablokować lub zakończyć dostęp w zakresie wymaganym przepisami lub ze względu na ryzyko naruszenia sankcji/embarg.
5. Prawo do odmowy/ograniczenia. Możemy odmówić zawarcia umowy, geoblokować lub ograniczyć funkcjonalność w danej jurysdykcji, jeżeli wymaga tego prawo lub poziom ryzyka compliance jest nieakceptowalny.
6. Język. Regulamin sporządzono w języku polskim. W razie udostępnienia tłumaczeń, wersja polska rozstrzyga w razie rozbieżności.

§11. Ochrona danych (RODO) i Umowa powierzenia (DPA)

1. Role stron. W relacji do Twojej Korespondencji i Twoich danych działasz jako administrator, a My - jako podmiot przetwarzający (art. 4 i 28 RODO). Niezależnie od tego My możemy występować jako administrator wobec danych niezbędnych do prowadzenia naszej działalności (np. rozliczenia, bezpieczeństwo, logi operacyjne). Zakres ról, uprawnień i widoczności pomiędzy Administratorem Konta a Użytkownikami w ramach Organizacji określasz Ty jako administrator danych i Klient korzystający z Usługi.
2. DPA jako część Regulaminu. Z chwilą akceptacji Regulaminu strony zawierają Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA) stanowiącą Załącznik nr 1.
3. Polityka prywatności. Zasady przetwarzania danych osobowych, gdy działamy jako administrator, opisuje Polityka prywatności FrachtMail dostępna w Panelu oraz na stronie internetowej: Polityka prywatności
4. Podwykonawcy przetwarzania. Udzielasz nam ogólnej zgody na podpowierzenie przetwarzania podmiotom wskazanym w DPA lub w Panelu. Zapewniamy, że każdy podwykonawca spełnia wymagania art. 28 RODO.
5. Transfery poza EOG. Jeżeli przetwarzanie wiąże się z przekazaniem danych poza EOG, stosujemy odpowiednią podstawę prawną (np. SCC) i środki dodatkowe - zgodnie z DPA.
6. Pierwszeństwo DPA. W zakresie przetwarzania danych osobowych, w razie sprzeczności, postanowienia DPA mają pierwszeństwo przed innymi postanowieniami Regulaminu.

§12. Poufność

1. Co jest informacją poufną. Informacjami poufnymi są wszelkie informacje uzyskane w związku z Umową, które nie są publiczne, w szczególności: Twoje dane i Korespondencja, konfiguracje, logi, know-how, dane techniczne, warunki handlowe, a po naszej stronie - elementy technologii FrachtMail, dokumentacja, plany rozwoju, modele i procedury bezpieczeństwa.
2. Nasze zobowiązania.
   1. Zachowujemy w poufności Twoje informacje, w tym kopie Korespondencji utrzymywane w naszej bazie oraz w kopiach zapasowych, i wykorzystujemy je wyłącznie do świadczenia Usługi, wsparcia oraz wypełnienia obowiązków prawnych.
   2. Osoby upoważnione po naszej stronie są związane obowiązkiem poufności.
   3. Nie zapoznajemy się aktywnie z treścią Twojej Korespondencji (§5 ust. 2); dostęp serwisowy jest możliwy wyłącznie w minimalnym niezbędnym zakresie (§5 ust. 3).
3. Twoje zobowiązania. Zachowujesz w poufności nasze informacje, w tym elementy technologii, dokumentację, niepubliczne warunki handlowe i wszelkie informacje oznaczone jako poufne lub których poufny charakter wynika z okoliczności.
4. Dopuszczalne ujawnienia. Każda ze stron może ujawnić informacje poufne:
   1. swoim doradcom (prawnym, podatkowym, IT) na zasadzie „need-to-know" i przy nałożeniu równoważnej poufności;
   2. podmiotom przetwarzającym działającym na jej zlecenie (z równoważnymi zobowiązaniami);
   3. gdy wymaga tego prawo lub prawomocny nakaz organu - w niezbędnym zakresie, po wcześniejszym poinformowaniu drugiej strony (o ile prawo na to pozwala).
5. podmiotom przetwarzającym działającym na jej zlecenie (z równoważnymi zobowiązaniami);
6. gdy wymaga tego prawo lub prawomocny nakaz organu - w niezbędnym zakresie, po wcześniejszym poinformowaniu drugiej strony (o ile prawo na to pozwala).

• Incydenty poufności. O naruszeniu poufności lub uzasadnionym podejrzeniu takiego naruszenia informujemy się bez zbędnej zwłoki i współpracujemy przy ograniczaniu skutków. (Jeśli dotyczy danych osobowych, stosujemy procedury z DPA.)
• Publicity (logo, referencje). Nie używamy Twojej nazwy, logo ani nie publikujemy case study bez Twojej uprzedniej zgody (może być wyrażona w Panelu lub e-mailem). Możesz cofnąć zgodę w każdym czasie ze skutkiem na przyszłość.
• Czas trwania obowiązku. Poufność obowiązuje przez czas trwania Umowy oraz przez 1 rok po jej zakończeniu, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy wymagają dłuższego okresu lub krótszego (np. tajemnica przedsiębiorstwa chroniona tak długo, jak zachowany jest jej poufny charakter).
• Wyłączenia. Informacje nie są objęte poufnością, jeżeli: (i) były publiczne przed ujawnieniem; (ii) stały się publiczne nie z naruszenia Umowy; (iii) były znane stronie otrzymującej na podstawie legalnego źródła; (iv) zostały niezależnie opracowane bez wykorzystania informacji poufnych drugiej strony.

§13. Postanowienia końcowe

1. Zmiany Regulaminu.
   1. Możemy zmienić Regulamin z ważnych powodów (np. zmiana prawa, bezpieczeństwo, rozwój funkcji, zmiany operacyjne).
   2. O zmianach informujemy z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni w Panelu lub e-mailem (z wyjątkami lit. c).
   3. Zmiany konieczne, by spełnić prawo lub pilnie podnieść bezpieczeństwo, mogą wejść w życie niezwłocznie - powiadomimy Cię niezwłocznie po wprowadzeniu.
   4. Jeżeli nie akceptujesz zmian, możesz rozwiązać umowę przed datą ich wejścia w życie (w Panelu). Dalsze korzystanie po tej dacie oznacza akceptację.
   5. Jeżeli dany proces wymaga wyraźnej akceptacji (np. istotne rozszerzenie obowiązków lub nowych uprawnień dostępowych), poprosimy o nią w Panelu.
2. Hierarchia dokumentów.
   1. W zakresie przetwarzania danych osobowych pierwszeństwo ma DPA przed Regulaminem.
   2. Jeżeli zaakceptujesz w Panelu szczególne warunki oferty/Promocji dla Twojego Konta, mają one pierwszeństwo nad Regulaminem w zakresie rozbieżności (z wyłączeniem DPA).
   3. Polityka prywatności reguluje przetwarzanie danych, gdy My jesteśmy administratorem.
3. Tryb rejestracji. Możemy wedle naszego wyboru włączyć, wyłączyć lub łączyć Rejestrację publiczną, Rejestrację przez zaproszenie i Rejestrację ręczną, w tym testowo dla wybranych segmentów Klientów lub okresów. Zmiana Trybu rejestracji nie wpływa na prawa i obowiązki stron wynikające z już zawartej Umowy. Włączenie Rejestracji publicznej oznacza publiczną dostępność Regulaminu na stronie lub w Aplikacji; jej wyłączenie nie ogranicza dostępności Regulaminu w formularzu rejestracji po użyciu Linku zaproszenia, w procesie Rejestracji ręcznej ani w Panelu.
4. Cesja i następstwo prawne.
   1. Nie możesz przenieść praw lub obowiązków z Umowy na osobę trzecią bez naszej uprzedniej zgody (forma: e-mail/Panel).
   2. My możemy przenieść Umowę w całości lub w części na następcę prawnego, spółkę z naszej grupy lub nabywcę przedsiębiorstwa/ jego zorganizowanej części - powiadomimy Cię o tym. Nie wpływa to na warunki DPA poza danymi aktualizacyjnymi.
5. Komunikacja. W sprawach Umowy komunikujemy się przez Panel (jeżeli funkcja jest dostępna) lub e-mail podany przy rejestracji - zgodnie z zasadami doręczeń z §7 ust. 1.
6. Nieważność częściowa (salvatorius). Jeżeli którekolwiek postanowienie okaże się nieważne lub niewykonalne, zastępuje się je takim, które w najbliższym możliwym stopniu odzwierciedla cel ekonomiczny i prawny. Pozostałe postanowienia pozostają w mocy.
7. Brak zrzeczenia (no-waiver). Niewykonanie lub opóźnienie w wykonaniu uprawnienia nie oznacza zrzeczenia się tego uprawnienia ani innych uprawnień.
8. Całość umowy. Regulamin (wraz z DPA i zaakceptowanymi w Panelu warunkami ofert) stanowi całość porozumienia między nami w zakresie Usługi i zastępuje wcześniejsze uzgodnienia w tym zakresie. Regulamin jest nieodpłatnie udostępniany Klientowi przed zawarciem Umowy w sposób umożliwiający pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie jego treści.
9. Forma elektroniczna. Umowa jest zawierana i wykonywana elektronicznie. Do ważności oświadczeń nie jest wymagany podpis własnoręczny ani kwalifikowany podpis elektroniczny, chyba że prawo wymaga inaczej.
10. Wejście w życie. Niniejsza wersja Regulaminu obowiązuje od 1 kwietnia 2026 r.

Załącznik nr 1 do Regulaminu — Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA)