Umów demo

Polityka prywatności FrachtMail

Obowiązuje od: 9 października 2026

Administrator danych: Mateusz Juraszek, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą WebTigers, Mateusz Juraszek, NIP 5532439236, REGON 122404349, ul. Niebieska 15, 34-324 Lipowa.

Dostępność dokumentu: dokument jest dostępny w Panelu (jeżeli w danym momencie zawiera taką funkcjonalność) oraz na stronie Polityka prywatności

Czym jest FrachtMail i jak ta Polityka łączy się z Regulaminem

FrachtMail to aplikacja pocztowa do odbierania, tworzenia i wysyłania wiadomości e-mail, która analizuje korespondencję (także z użyciem rozwiązań sztucznej inteligencji) i pomaga opracowywać oferty oraz odpowiedzi na zapytania. Zasady korzystania z aplikacji określa „Regulamin korzystania z aplikacji FrachtMail” (Regulamin) dostępny tutaj. Niniejsza Polityka opisuje przetwarzanie danych osobowych, gdy działamy jako administrator. Gdy przetwarzamy korespondencję e-mail w imieniu Klienta w ramach aplikacji, działamy jako podmiot przetwarzający na podstawie Umowy powierzenia (DPA), która stanowi załącznik do Regulaminu i którą Klienci zawierają z nami akceptując Regulamin.

Definicje użyte w Polityce

  1. „Aplikacja” oznacza usługę FrachtMail opisaną w Regulaminie.
  2. „Klient” oznacza przedsiębiorcę, który zawiera umowę i korzysta z Aplikacji.
  3. „Użytkownik” oznacza osobę korzystającą z Konta Klienta.
  4. „Konto” lub „Panel” oznacza przestrzeń konfiguracyjną w Aplikacji przypisaną do Klienta.
  5. „Korespondencja” oznacza e-maile, ich treści, załączniki i metadane przetwarzane przez Aplikację.
  6. „Asystent” lub „Modele AI” oznacza funkcje analityczne wykorzystujące modele sztucznej inteligencji.
  7. „Administrator” oznacza nas jako podmiot decydujący o celach i sposobach przetwarzania w zakresach opisanych w tej Polityce.
  8. „Podmiot przetwarzający” oznacza nas, gdy przetwarzamy dane w imieniu Klienta zgodnie z DPA.
  9. „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
  10. „DPA” oznacza Umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych stanowiącą Załącznik do Regulaminu.

Zakres ról

  1. Działamy jako administrator w zakresie rejestracji i obsługi Konta, rozliczeń, bezpieczeństwa, logów, wsparcia oraz strony internetowej.
  2. Działamy jako podmiot przetwarzający w zakresie Korespondencji przetwarzanej w Aplikacji na rzecz Klienta zgodnie z DPA. Klient jest administratorem tej Korespondencji.

Kategorie danych, cele, podstawy prawne i retencja (rola administratora)

  1. Dane Konta (imię, nazwisko, służbowy e-mail, NIP, dane firmy) przetwarzamy w celu założenia i obsługi Konta oraz świadczenia Usługi na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO przez czas trwania umowy i przez okres przedawnienia roszczeń.
  2. Dane rozliczeniowe (dane do faktury, NIP, historia płatności) przetwarzamy w celu księgowości i podatków na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO przez okres wymagany przepisami.
  3. Dane wsparcia i komunikacji (treść zgłoszeń, załączniki, dane kontaktowe) przetwarzamy w celu obsługi zgłoszeń i poprawy jakości na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO przez okres do trzech lat od zamknięcia sprawy lub dłużej, jeżeli prawo tego wymaga.
  4. Dane techniczne i logi (identyfikatory, znaczniki czasu, adres IP, zdarzenia, statusy operacji) przetwarzamy w celu bezpieczeństwa, wykrywania nadużyć, debugowania i ciągłości działania na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO przez okres do 3 lat.
  5. Nie przetwarzamy treści Korespondencji jako administrator; w tym zakresie działamy wyłącznie jako podmiot przetwarzający zgodnie z DPA.

Źródła danych

  1. Otrzymujemy dane bezpośrednio od Ciebie podczas rejestracji, rozliczeń i kontaktu ze wsparciem.
  2. Otrzymujemy dane automatycznie z korzystania z Usługi, w tym logi techniczne.
  3. Otrzymujemy Korespondencję z Twojego serwera pocztowego przez IMAP/SMTP/OAuth wyłącznie zgodnie z DPA.

Odbiorcy danych

  1. Udostępniamy dane zaufanym dostawcom IT, hostingu, płatności i wsparcia jako podmiotom przetwarzającym działającym na nasze zlecenie.
  2. Udostępniamy dane biuru rachunkowemu oraz doradcom prawnym lub IT, jeżeli jest to konieczne.
  3. Udostępniamy dane organom publicznym, jeżeli taki obowiązek wynika z prawa.
  4. Publikujemy aktualną listę kluczowych podwykonawców w Panelu lub w DPA.

Transfery poza EOG

  1. Stosujemy Standardowe Klauzule Umowne i odpowiednie środki dodatkowe, gdy przekazujemy dane poza EOG.
  2. Korzystamy z regionu UE, jeżeli dostawca udostępnia taką opcję przetwarzania.
  3. Wstrzymujemy lub ograniczamy transfer, jeżeli nie możemy zapewnić adekwatności ochrony.

Środki bezpieczeństwa

  1. Stosujemy środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyk i stanu techniki, aby zapewnić poufność, integralność i dostępność danych.
  2. Utrzymujemy procesy bezpieczeństwa spójne z §5 Regulaminu oraz z DPA.

Zasady szczególne dla Aplikacji (rola podmiotu przetwarzającego)

  1. Utrzymujemy zsynchronizowane kopie Korespondencji i niezbędne indeksy w naszej bazie w celu świadczenia Usługi. Oryginały wiadomości pozostają na serwerze pocztowym Klienta. Kopie mogą podlegać szyfrowanym kopiom zapasowym o ograniczonej retencji.
  2. Nie zapoznajemy się aktywnie z treścią Korespondencji. Przetwarzamy dane automatycznie w celu synchronizacji, indeksowania, wyszukiwania oraz działania funkcji Asystenta.
  3. Realizujemy dostęp serwisowy wyłącznie w zakresie minimalnym i czasowym potrzebnym do zapewnienia prawidłowego działania Aplikacji lub wsparcia technicznego.
  4. Możemy przekazywać niezbędne fragmenty Korespondencji i metadane techniczne dostawcom modeli AI działającym jako nasi podwykonawcy przetwarzania zgodnie z DPA. Korzystamy z regionu UE, jeżeli jest dostępny, a w pozostałych przypadkach opieramy przekazanie na SCC oraz środkach dodatkowych.
  5. Nie wykorzystujemy Korespondencji ani innych danych do trenowania naszych modeli AI.
  6. Usuwamy kopie Korespondencji z aktywnej bazy w terminie do 30 dni od wygaśnięcia dostępu do Usługi. Przechowujemy metadane techniczne i dane rozliczeniowe przez okres wymagany prawem lub uzasadnioną obroną albo dochodzeniem roszczeń. Nadpisujemy kopie Korespondencji w kopiach zapasowych zgodnie z cyklem retencji i nie odtwarzamy backupów wyłącznie w celu realizacji pojedynczych żądań usunięcia.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

  1. Gdy działamy jako administrator, nie podejmujemy decyzji wywołujących skutki prawne opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie prowadzimy behawioralnego profilowania.
  2. Gdy działamy jako podmiot przetwarzający, funkcje Asystenta generują szkice i rekomendacje, a decyzje pozostają po stronie Użytkowników.

Prawa osób, których dane dotyczą (rola administratora)

  1. Zapewniamy prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia i sprzeciwu oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.
  2. Przyjmujemy wnioski przez Panel (jeśli zawiera taką funkcjonalność) lub na adres kontaktowy wskazany w Regulaminie lub tej Polityce i odpowiadamy nie później niż w terminie jednego miesiąca, z możliwością przedłużenia o maksymalnie dwa miesiące w sprawach złożonych.
  3. W zakresie Korespondencji, gdzie Klient jest administratorem, wspieramy realizację praw osób zgodnie z DPA i w granicach technicznie możliwych.

Cookies i podobne technologie

  1. Używamy niezbędnych plików cookie w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa Serwisu.
  2. Prowadzimy analitykę i telemetrię w zminimalizowanym zakresie zgodnym z prawem oraz respektujemy wybory wyrażone w banerze lub w ustawieniach.
  3. Wykorzystujemy mechanizmy przeglądarki, w tym localStorage, w celu utrzymania sesji i ustawień.

Strona internetowa www.frachtmail.com

  1. Strona www.frachtmail.com nie zapisuje plików cookie ani innych danych na Twoim urządzeniu.
  2. Stronę udostępniamy przez Cloudflare (hosting i sieć dostarczania treści). Cloudflare przetwarza adres IP i dane techniczne zapytań, aby dostarczyć stronę i ją chronić.
  3. Odwiedziny liczymy narzędziem Cloudflare Web Analytics. Nie używa ono plików cookie i nie zapisuje danych na Twoim urządzeniu. Widzimy tylko zbiorcze statystyki, np. liczbę odwiedzin, odwiedzane podstrony i źródło wejścia.
  4. Ikony na stronie pobieramy z serwisu Font Awesome (Fonticons, Inc., USA). Twoja przeglądarka przekazuje mu przy tym adres IP.
  5. Przycisk „Umów demo” prowadzi do serwisu Calendly (Calendly LLC, USA), który obsługuje rezerwację rozmowy. Dane podane przy rezerwacji otrzymujemy, aby przeprowadzić rozmowę. Link zawiera oznaczenie podstrony i przycisku, z którego przyszła rezerwacja.
  6. Dane z punktów 2–4 przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO: naszym prawnie uzasadnionym interesem jest udostępnienie i ochrona strony oraz mierzenie jej skuteczności. Dane z punktu 5 przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, bo prosisz o rozmowę przed zawarciem umowy. Przekazywanie danych poza EOG opisujemy w części „Transfery poza EOG”.

Okresy przechowywania (rola administratora)

  1. Przechowujemy dane Konta i rozliczeń przez czas trwania umowy oraz przez okresy wymagane przepisami prawa.
  2. Przechowujemy dane związane ze wsparciem przez okres do trzech lat od zamknięcia sprawy lub dłużej, jeżeli prawo tego wymaga.
  3. Przechowujemy logi i dane techniczne przez okres do dwunastu miesięcy, a dla incydentów przez czas niezbędny do ich obsługi.

Dobrowolność podania danych

Podanie danych Konta i danych rozliczeniowych stanowi warunek zawarcia i wykonania umowy lub obowiązek prawny w zakresie fakturowania. Brak podania może uniemożliwić świadczenie Usługi. Dane przekazywane w ramach zgłoszeń wsparcia są dobrowolne, lecz mogą być konieczne do rozwiązania sprawy.

Kontakt i inspektor ochrony danych

Przyjmujemy zapytania i żądania związane z ochroną danych przez Panel lub na adres kontaktowy wskazany w Regulaminie. Jeżeli powołamy inspektora ochrony danych, przekażemy jego dane kontaktowe w Panelu (jeśli będzie zawierał taką funkcjonalność) i w niniejszej Polityce.

Zmiany Polityki

Aktualizujemy Politykę, gdy zmienia się prawo lub funkcjonalności Usługi. Informujemy o istotnych zmianach w Panelu lub e-mailem. Udostępniamy zawsze aktualną wersję Polityki w Panelu oraz na stronie wskazanej w Regulaminie.